До 1 января 2015 года патент иностранца в основном давал право работать у граждан для личных, домашних и иных подобных нужд. Сейчас патент может служить основанием для работы у организации, ИП или частного работодателя.
Отсюда и разница в налоговом порядке. В прежней модели компании чаще оформляли безвизовых иностранцев по разрешениям на работу. Современный механизм построен иначе: иностранный гражданин платит фиксированные авансы по НДФЛ за срок действия патента, а налоговый агент может уменьшить на них исчисленный налог. Для уменьшения налога одной квитанции недостаточно. Работодатель должен получить уведомление из своей налоговой инспекции. С 2025 года к этому порядку добавился расчет НДФЛ по новой прогрессивной шкале. В 2026 году действуют все эти правила одновременно.
До 2015 года: патент не был обычным документом для работы в компании
До 1 января 2015 года патентный режим для безвизовых иностранцев был рассчитан преимущественно на работу у физических лиц.
Организации и предприниматели обычно привлекали таких работников по разрешениям на работу. Поэтому старые разъяснения о патентах часто описывают ситуацию, которая уже не применяется к трудовым отношениям с компанией. В них может не быть порядка уменьшения НДФЛ через уведомление инспекции. Не стоит использовать такие материалы для расчета налога с нынешней зарплаты иностранного работника. Изменения внес Федеральный закон от 24 ноября 2014 года № 368-ФЗ. Основная часть новых правил начала действовать с 1 января 2015 года.
С 1 января 2015 года: патент разрешил работу у работодателей, появился зачет НДФЛ
С этой даты безвизовый иностранный гражданин получил право работать по патенту у организации, ИП или физического лица. В НК РФ закрепили порядок фиксированных авансовых платежей и уменьшения НДФЛ у налогового агента.
Размер фиксированного аванса рассчитывают по базовой величине из статьи 227.1 НК РФ, федеральному коэффициенту-дефлятору и региональному коэффициенту. Регион может установить собственный коэффициент, поэтому платеж различается по субъектам РФ. Если субъект не установил коэффициент, применяют значение, равное единице. Аванс платят за период действия патента: за один месяц либо за несколько месяцев вперед в пределах допустимого срока. Просрочка платежа прекращает действие патента после окончания уже оплаченного периода. Последующая оплата сама по себе не возобновляет документ. Для продолжения работы в такой ситуации может понадобиться новый патент.
Патент и фиксированный аванс относятся к конкретному иностранному гражданину. Работодатель удерживает НДФЛ из его дохода как налоговый агент.
Чтобы уменьшить налог, работник подает работодателю заявление и передает документы об оплате авансов. Затем работодатель направляет заявление в свою ИФНС. Инспекция сверяет сведения об уплате и проверяет, не направляла ли она уведомление другому налоговому агенту на тот же налоговый период. При соблюдении условий уведомление направляют в течение десяти дней со дня получения заявления налогового агента. Получив уведомление, работодатель уменьшает исчисленный НДФЛ на подтвержденную сумму платежей. Если прежний работодатель уже получил уведомление за этот год, новый работодатель не сможет получить второе уведомление на те же авансы. При смене работы это стоит выяснить до первой выплаты дохода.
С 1 января 2023 года: единый налоговый счет не отменил статью 227.1 НК РФ
С 2023 года расчеты с бюджетом стали учитывать правила единого налогового счета и единого налогового платежа. Это изменило технический порядок работы с платежами, но не отменило специальный порядок зачета фиксированных авансов по патенту.
Иностранец по-прежнему должен подтвердить оплату авансов работодателю. Налоговый агент по-прежнему обращается за уведомлением в инспекцию, а не уменьшает НДФЛ по собственной проверке квитанции. Платеж по патенту не дает права снизить налог без уведомления, даже если в документе указаны верные данные работника и периода. Работнику лучше хранить платежные документы до конца года. Они нужны, чтобы подтвердить период оплаты и связь платежа с конкретным патентом. Работодателю полезно сверить данные патента, работника и платежных документов до обращения в ИФНС.
Сам факт уплаты аванса не продлевает патент сверх оплаченного срока и не заменяет миграционную проверку документов.
С 1 января 2025 года: для патентных работников действует прогрессивная шкала
Федеральный закон от 12 июля 2024 года № 176-ФЗ изменил ставки НДФЛ с 1 января 2025 года. Доходы иностранных граждан, работающих по патенту, облагаются по ставкам от 13% до 22% в зависимости от суммы дохода за год.
Ранее для таких доходов на практике чаще встречались ставки 13% и 15%. Теперь ступеней больше, поэтому налог считают нарастающим итогом с начала года по правилам статьи 224 НК РФ. Фиксированный авансовый платеж не влияет на ставку. Он уменьшает уже исчисленный НДФЛ после получения уведомления ИФНС. Уменьшение возможно только в пределах налога, который агент исчислил за соответствующий налоговый период. Если сумма авансов превысила исчисленный НДФЛ, остаток не возвращают работнику. Его также нельзя перенести на следующий календарный год.
Что делать в 2026 году
В 2026 году ежегодно меняется федеральный коэффициент-дефлятор, поэтому сумму следующего платежа по патенту нужно проверять по правилам года оплаты.
Работодателю удобнее действовать в такой последовательности:
- Проверить срок действия патента, регион его выдачи и периоды, за которые работник заплатил авансы.
- Получить от работника заявление на уменьшение НДФЛ и копии документов об оплате.
- Направить заявление в ИФНС по месту учета налогового агента.
- После уведомления уменьшить исчисленный НДФЛ на подтвержденную сумму.
Патент обычно действует на территории субъекта РФ, который его выдал. Место работы в трудовом договоре и адрес подразделения работодателя должны соответствовать миграционным документам работника. Федеральный закон допускает отдельные исключения, связанные с соглашениями между некоторыми субъектами РФ, но их наличие нужно проверять отдельно. Ошибка в регионе работы не исправляется правильным расчетом НДФЛ. Также нельзя применять к доходам работника по патенту общую ставку 30% для нерезидента, игнорируя специальное правило статьи 224 НК РФ. Налоговый зачет не продлевает патент. Срок патента зависит от внесения фиксированного платежа и требований миграционного законодательства.
Правила зачета закреплены в Налоговом кодексе РФ. Требования к патенту и территории его действия содержит Федеральный закон № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации».