Аванс на командировку - это деньги, которые работодатель выдаёт сотруднику до служебной поездки. Средства предназначены для расходов, связанных с поручением работодателя.
Обязан ли работодатель выдать аванс перед командировкой?
Да, деньги на командировочные расходы должны выдать до начала поездки.
Статья 168 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя возмещать расходы на проезд, наём жилья, суточные и другие затраты, связанные с командировкой. Пункт 10 Положения о направлении работников в служебные командировки предусматривает выдачу денежных средств до отъезда. Аванс не является премией, займом или частью зарплаты. Это подотчётные деньги на расходы по конкретной поездке. За время командировки за работником также сохраняется средний заработок, если он выполняет поручение работодателя. Поэтому постоянный порядок, при котором сотрудник сначала оплачивает обязательные расходы за свой счёт, может привести к трудовому спору.
За сколько дней до поездки выдают аванс?
Единого срока в днях закон не устанавливает. Деньги должны поступить до начала командировки, чтобы работник мог оплатить необходимые расходы.
Организация может закрепить в локальном акте сроки подачи заявки, согласования суммы и перечисления денег. Такое правило не должно лишать сотрудника возможности оплатить дорогу, жильё и другие расходы по служебной поездке. Если билет требуется купить заранее, аванс разумно перечислить до даты покупки. При срочной командировке деньги могут выдать в день отъезда, если сотрудник успевает ими воспользоваться. Средства перечисляют на банковский счёт работника, выдают наличными или предоставляют через корпоративную карту. Способ выдачи и порядок подтверждения расходов лучше указать в положении о командировках или другом локальном документе.
Задержка аванса может стать причиной спора, особенно если работник отказался ехать без денег на обязательные расходы. Работодателю стоит хранить документы, подтверждающие дату перечисления или выдачи средств.
Как рассчитать сумму аванса на командировку?
Сумму определяют по предполагаемым расходам на конкретную поездку. Общего фиксированного размера аванса для всех командировок нет.
В расчёт обычно включают проезд туда и обратно, проживание, суточные и заранее согласованные дополнительные расходы. Это могут быть визовые сборы, аренда транспорта, провоз багажа, связь или такси, если такие траты разрешены работодателем. Размер суточных организация устанавливает в коллективном договоре, положении о командировках или другом локальном акте. Суточные выплачивают за дни командировки, включая время в пути в предусмотренных правилами случаях. Если билеты уже купила компания или гостиницу оплатили напрямую, эти суммы в аванс включать не нужно. Для налогообложения и страховых взносов применяются правила Налогового кодекса, поэтому бухгалтерии следует отдельно проверить налоговые последствия выплат.
Сумму аванса можно скорректировать, если изменились маршрут, срок поездки или стоимость проживания. После возвращения проводят окончательный расчёт по подтверждённым расходам.
Может ли сотрудник поехать в командировку за свой счёт?
Сотрудник может добровольно оплатить расходы своими деньгами, а затем попросить работодателя их возместить. Постоянно перекладывать обязательные командировочные расходы на работника рискованно.
Так бывает при срочной поездке или покупке билета личной картой. После возвращения сотрудник передаёт документы, подтверждающие расходы, и получает возмещение в порядке, установленном у работодателя. Расход должен быть связан с командировкой и соответствовать правилам компании. Отказ возможен, если трата не подтверждена, не связана с поездкой или совершена с нарушением установленного порядка согласования. Например, локальный акт может требовать заранее согласовать такси, аренду автомобиля или гостиницу повышенной категории. Отсутствие аванса само по себе не означает, что любые расходы работника автоматически признают необоснованными.
Если работодатель регулярно направляет сотрудников в командировки без средств на обязательные расходы, работник может обратиться в государственную инспекцию труда или потребовать возмещения через суд.
Какие документы нужны для авансового отчёта?
Работник отчитывается о потраченных деньгах и возвращает остаток. По общему правилу это делают в течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки.
Для отчёта используют форму, утверждённую работодателем. Организация может применять унифицированный авансовый отчёт или собственный бланк с обязательными реквизитами первичного документа. К нему прикладывают билеты, посадочные талоны при наличии, маршрутные квитанции, чеки, счета гостиницы, кассовые документы и электронные подтверждения оплаты. Из документов должны быть понятны продавец, услуга, дата и сумма расхода. Если проездные документы утрачены, период поездки и факт расходов иногда подтверждают другими материалами, например документами о проживании, банковской выпиской или служебной запиской. Командировочное удостоверение и служебное задание сейчас не относятся к обязательным документам по общему правилу, но работодатель может использовать их в своём документообороте.
После проверки отчёта бухгалтерия доплачивает подтверждённую разницу, если сотрудник потратил больше аванса. Неизрасходованный остаток работник возвращает способом, который установлен у работодателя.
Что будет, если работник не вернул остаток аванса?
Работодатель может удержать своевременно не возвращённый остаток аванса из зарплаты, если соблюдены условия статьи 137 Трудового кодекса РФ.
Решение об удержании принимают не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата денег. Работник не должен спорить с основанием и размером задолженности. Если он возражает, удерживать сумму в одностороннем порядке рискованно, и работодателю может потребоваться обратиться в суд. Размер удержаний при каждой выплате зарплаты обычно ограничен 20 процентами, если для конкретной ситуации закон не устанавливает другой предел. Пропуск месячного срока или удержание без соблюдения условий статьи 137 может привести к обязанности вернуть деньги. До удержания работодателю следует проверить авансовый отчёт, срок возврата и позицию сотрудника.
Отсутствие одного документа не всегда означает, что работник должен вернуть весь аванс. Работодатель оценивает фактические обстоятельства, возможность получить дубликат, связь расхода с командировкой и другие подтверждения, включая переписку, банковскую выписку и документы гостиницы.