Словом «аванс» часто называют любую выплату перед отпуском. На деле отпускные и оплата дороги - разные выплаты: отпускные получают работники в ежегодном оплачиваемом отпуске, а компенсация проезда связана с северными гарантиями или правилами конкретного работодателя.
Статья 325 ТК РФ дает работникам Крайнего Севера и приравненных местностей право на компенсацию проезда к месту использования отпуска и обратно один раз в два года. По федеральной гарантии речь идет о поездке по территории России. Работодатель может предусмотреть в своих документах более выгодные условия.
Сначала отделите отпускные от денег на дорогу.
Кому и когда выдают аванс
Для работников федеральных государственных органов, федеральных государственных учреждений и государственных внебюджетных фондов действует постановление Правительства РФ от 12 июня 2008 года № 455. Оно предусматривает выплату перед отъездом по примерной стоимости проезда, а после отпуска - расчет по подтверждающим документам.
У работодателей, которые не относятся к федеральным органам и учреждениям, размер, условия и порядок компенсации устанавливают коллективный договор, локальный акт или трудовой договор. Найдите этот документ до подачи заявления: там могут быть свои сроки, ограничения по маршруту и порядок расчета аванса.
Для расчета аванса бухгалтерии нужны сведения работника о предполагаемом маршруте и его примерной стоимости.
| Выплата | Основание | Срок | Что нужно для расчета |
|---|---|---|---|
| Отпускные | Ежегодный оплачиваемый отпуск | Не позднее чем за три дня до начала отпуска | Средний заработок и даты отпуска |
| Аванс на проезд | Право на компенсацию дороги | До отъезда, если это предусмотрено применимыми правилами | Данные о планируемом маршруте и примерной цене |
| Окончательный расчет | Фактическая поездка | После возвращения и сдачи документов | Билеты, чеки и документы перевозчика |
Чек-лист перед поездкой
Переходите к покупке билетов только после последовательной проверки всех условий: есть ли право на компенсацию, действует ли оно в нужный период, согласован ли отпуск, какие расходы возмещают и каков срок обращения за авансом. Любой неясный пункт предварительно уточните у кадровой службы или бухгалтерии.
-
Убедитесь, что вы работаете в районе Крайнего Севера или приравненной местности и что на вас распространяется компенсация по статье 325 ТК РФ либо по документам работодателя.
-
Откройте коллективный договор, положение о компенсации расходов на проезд и свой трудовой договор. Выпишите из них, как часто оплачивают дорогу, кому компенсируют расходы и в какой срок нужно обратиться за авансом.
-
Проверьте, использовали ли вы эту гарантию в текущем двухлетнем периоде. Для первого года работы право на оплату проезда возникает одновременно с правом на ежегодный оплачиваемый отпуск.
-
Сверьте даты отпуска с графиком и приказом, если он уже издан. При разделении отпуска на части посмотрите, разрешает ли внутреннее положение получить компенсацию для выбранной части отпуска.
-
Составьте маршрут: откуда и куда едете, каким транспортом, где будут пересадки. Если путь сложный, заранее попросите бухгалтерию объяснить, какие расходы она примет к оплате.
-
Если едут члены семьи, проверьте условия для их проезда отдельно. Для федеральной гарантии статья 325 ТК РФ называет неработающего супруга и несовершеннолетних детей, которые фактически проживают с работником; локальный акт может устанавливать иной или более широкий перечень.
-
Подготовьте расчет примерной стоимости поездки и подайте заявление по форме работодателя. Когда формы нет, укажите период отпуска, маршрут, предполагаемые даты поездки и просьбу выдать аванс на оплату проезда.
Обязательно сохраните подтверждение подачи заявления.
Что приложить к заявлению
Точный перечень приложений определяется не универсальным правилом, а документами, которые действуют у вашего работодателя. Поэтому федеральные требования и локальное положение нужно читать вместе: они могут предусматривать разные документы для одной и той же выплаты.
К заявлению часто прикладывают расчет цены именно по выбранному маршруту, сведения, полученные у перевозчика, или бронь. Если работник просит оплатить дорогу членов семьи, дополнительно могут понадобиться документы о родстве, о совместном проживании и о том, что супруг не работает. Какие из этих бумаг потребуются в конкретном случае, заранее уточняют по правилам работодателя.
Список документов запросите до регистрации заявления, не после отказа.
Форма заявления может быть краткой, однако в ней стоит перечислить период отпуска, маршрут, предполагаемые даты поездки, примерную стоимость и приложения, чтобы бухгалтерия могла проверить обращение, расчет и комплектность документов без дополнительных запросов.
> Прошу выдать аванс на оплату стоимости проезда к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска и обратно. Период отпуска: с ___ по . Маршрут: . Примерная стоимость: . Приложения: .
Просьба оплатить дорогу без маршрута и периода отпуска часто возвращается на уточнение.
После отпуска: документы, отчет и остаток аванса
Отпускные работодатель должен выплатить не позднее чем за три дня до начала отпуска. Это правило прямо установлено статьей 136 ТК РФ и не заменяет обязанность оплатить проезд, если она есть у работника.
По правилам для федеральных учреждений работник отчитывается о выданном авансе в течение трех рабочих дней после выхода на работу из отпуска. Он представляет документы о всех фактических расходах, включая билеты, чеки и иные подтверждения, предусмотренные правилами работодателя для окончательного расчета; у иных работодателей срок сдачи документов определяет локальный акт или трудовой договор.
Сохраните электронные билеты, посадочные талоны, кассовые чеки и справки перевозчика. При утрате билета сразу запросите у перевозчика подтверждение поездки и стоимости проезда.
Если подтвержденные расходы выше аванса, работодатель доплачивает сумму по применимым правилам. Если поездка сорвалась, маршрут изменился или часть денег осталась, сообщите об этом работодателю письменно и уточните порядок возврата.
Не всякую сумму работодатель вправе удержать из зарплаты по своему усмотрению: основания и процедура удержаний указаны в статье 137 ТК РФ.
Если в авансе отказали
Попросите письменный ответ со ссылкой на закон, коллективный договор или положение о компенсации. Ответ «у нас так не принято» не объясняет причину отказа и не заменяет внутренний документ.
Сопоставьте ответ с вашим заявлением: проверьте место работы, двухлетний период, даты отпуска и маршрут. Если не хватило документов, подайте заявление повторно с недостающими приложениями.
Устный отказ не оставляйте без фиксации.
Жалобу на действия работодателя можно направить в государственную инспекцию труда. Денежное требование можно предъявить в комиссию по трудовым спорам, если она создана и рассматривает такой спор, либо в суд.
По требованиям о невыплаченных суммах, причитающихся работнику, срок обращения в суд обычно составляет один год со дня, когда выплату должны были произвести. Сохраните заявление, подтверждение его приема, ответ работодателя, локальные акты и документы о стоимости поездки.